Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on SUJU Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Se on laadittu 29.06.2021. Päivitetty viimeksi 31.1.2023. Seloste kattaa myös SUJU Oy:n aputoiminimen NePRO:n toiminnan.
1. Rekisterinpitäjä
SUJU Oy (Y-tunnus: 3155299-1)
Osoite: Sammonkatu 13 c 67,
33540 Tampere
041 3172466
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Hanna Untala hanna.untala@sujuvalmennus.fi / 041 317 2466
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus SUJU Oy:n toteuttamasta kuntoutuksesta, jossa rekisteröity on osapuolena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen kokonaisvaltainen ylläpito, arviointi, raportointi, tiedottaminen sekä viestintä. SUJU Oy:n osalta henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) perusteella lakien ja asetusten mukaista huolellisuutta ja periaatteita noudattaen. Henkilötietoja käsittelee vain työtehtäviensä osalta vaaditut henkilöt tai tahot, jotka SUJU Oy on työnjohdollisesti ohjannut asioita hoitamaan. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus kaiken käsittelemänsä tiedon osalta.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostisoite, postiosoite), kuntoutuspäätöksiin liittyvät dokumentit, kuntoutusprosessiin liittyvät asiakirjat sekä kuntoutustapahtumat. Tietoja säilytetään kuntoutusta ostavan tahon sopimuksen vaatimin ehdoin. Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kuntoutuspalvelun sopimuksista, asiakkaalta mm. wwwlomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai alaikäisen huoltaja luovuttaa tietoja.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
SUJU Oy ei luovuta tietoja EU alueen ulkopuolelle tai toimintansa ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa siltä osin kuin niin on kirjallisesti sovittu asiakkaan kanssa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja säilytetään Diarium-järjestelmässä. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettujen tietojen sekä palvelimien käyttöoikeuksista ja muista henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Manuaalista aineistoa säilytetään huolellisesti tietoturvaohjeita noudattaen.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, kuukauden kuluessa.